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十一、打印預覽和打印

　　如果沒有問題，就可以把建好的工作表打印出來了。不過為保險起見，我們還是先預覽一下：單擊“打印預覽”按鈕，看看沒有什么問題，再單擊“打印”按鈕，表格就打印出來了。

十二、　保存和打開工作簿

　　最后我們把工作簿保存起來。單擊工具欄上的“保存”按鈕，因為是第一次保存Excel會自動彈出一個“另存為”對話框，注意現在保存的位置是“我的文檔” 文件夾 ，我們輸入一個文件名：“練習”，單擊“保存”按鈕，Excel會自動加上擴展名“.xls”，所以我們保存的文件的名稱就叫做“練習.xls”，注意看這個名稱已經出現在標題欄上了單擊窗口右上角的“關閉”按鈕，就退出了Excel。

　　保存文件的目的是為了以后可以再次調用，現在看看怎么把保存的文件打開。剛才我們把文件保存在了“我的文檔”中，雙擊桌面上的“我的文檔”圖標，打開“我的文檔”文件夾，找到剛才保存的“練習.xls”，雙擊它，Excel就會自動啟動，并把這個文件打開了。如果你要建立一個新的工作表，直接單擊工具欄上的“新建”按鈕，就會新建了一個工作表。

　　 好了，這一課我們講了輸入數據、自動填充、公式計算、自動求和、插入時間函數、設置單元格的格式等內容，如果這些內容都掌握了，完成簡單的表格計算應該不成問.Excel還有很多東西，我們會在以后的教程中繼續講解，逐步深入。

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第二章 Excel基礎知識

一、新建和打開工作簿
 
　　在安裝了Office之后，單擊Windows桌面左下角的“開始”命令，在彈出的菜單中單擊“新建Office文檔”項，打開下圖所示對話框：

　　我們可以新建任何一個Office組件的文檔，還可以使用模板來建立一個新的工作薄。選中“空工作簿”項，單擊“確定”按鈕，就啟動了Excel并建立了一個新的工作簿。

　　使用“開始”菜單中的“打開Office文檔”項也一樣簡單：單擊“打開Office文檔”命令，彈出“打開Office文檔”對話框如下圖：

　　從這里我們也可以打開多種類型的Office文檔，文件列表區域列出了各種類型的文件。要打開Excel工作簿，可以單擊窗口下面的“文件類型”下拉列表框如圖示：

　　從列表中選擇“工作簿（*.xl*）”項，在中間的文件列表區域中顯示出來的就只有Excel工作簿了，從中選擇要打開的工作簿，單擊“打開”按鈕就可以到Excel環境中進行編輯了。

二、Excel界面的介紹
 
　　啟動Excel后可看到它的主界面如下圖。最上面的是標題欄，標題欄左邊是Excel的圖標，后面顯示的是現在啟動的應用程序的名稱，接著的連字符后面是當前打開的工作簿的名稱；標題欄最右邊的三個按鈕分別是最小化、最大化/恢復按鈕和關閉按鈕，一般的Windows應用程序都有。標題欄下面是菜單欄，Office 2000的菜單欄比較特殊，單擊菜單欄上的項目通常出現的不是全部菜單，菜單最下面有個向下的箭頭，單擊它就可以打開全部菜單了。因為在Office 2000中對菜單和工具欄使用了一種新的功能，可以記憶你對菜單項和工具欄按鈕的使用頻率，并把不常用的選項或按鈕隱藏起來，這樣在打開菜單時看到的就是最常用的功能，也就更方便查找了。菜單欄下面是工具欄，熟練使用工具欄中的按鈕可以提高我們的工作效率。

　　工具欄的下面就是Excel比較特殊的東西了，左邊是名稱框，我們可以在名稱框里給一個或一組單元格定義一個名稱，也可以從名稱框中直接選擇定義過的名稱來選中相應的單元格。右邊是編輯欄，選中單元格后可以在編輯欄中輸入單元格的內容，如公式或文字及數據等。在編輯欄中單擊準備輸入時，名稱框和編輯欄中間會出現圖中所示三個按鈕：左邊的錯號是“取消”按鈕，它的作用是恢復到單元格輸入以前的狀態；中間的對號是“輸入”按鈕，就是確定輸入欄中的內容為當前選定單元格的內容了；等號是“編輯公式”按鈕，單擊等號按鈕表示要在單元格中輸入公式。

　　名稱框下面灰色的小方塊兒是“全選按鈕”，單擊它可以選中當前工作表的全部單元格。全選按鈕右邊的A、B、C...是列標，單擊列標可以選中相應的列。全選按鈕下面的1、2、3...是行標，單擊行標可以選中相應的整行。中間最大的區域就是Excel的工作表區，也就是放置表格內容的地方；工作表區的右邊和下面有兩個滾動條，是翻動工作表查看內容用的。

　　在工作表區的下面，左邊的部分用是用來管理工作簿中的工作表，如下圖所示。我們把一個Excel的文檔叫做工作簿，在一個工作簿中可以包含很多的工作表。Sheet1，Sheet2……等等都代表著一個工作表，這些工作表組成了一個工作簿，就好像我們的帳本，每一頁是一個工作表，而一個帳本就是一個工作簿了。 左邊是工作表標簽，上面顯示的是每個表的名字。單擊“Sheet2”，就可以轉到表Sheet2中，同樣，單擊“Sheet3”，“Sheet4”，都可以到相應的表中。四個帶箭頭的按鈕是標簽滾動按鈕。單擊向右的箭頭可以讓標簽整個向右移動一個位置，即從Sheet2開始顯示，單擊帶豎線的向右箭頭，最后一個表的標簽就顯露了出來；單擊向左的箭頭，下面的整個向左移動了一個表，單擊帶豎線的向左的箭頭，最左邊的b表就又是Sheet1了；而且這樣只是改變工作表標簽的顯示，當前編輯的工作表是沒有改變的。

　　界面的最下面是狀態條。Excel的狀態條可以顯示當前的鍵盤的幾個Lock鍵的狀態，右邊有一個“NUM”的標記，表示現在的Num lock是打開的，按一下鍵盤上的“Num Lock”鍵，這個標記就消失了，表示不再是Num Lock狀態，按一下“Cap Lock”鍵，就顯示出CAPS，表示Caps Lock狀態是打開的，再按一下Cap Lock鍵，它就會消失。

　　我們也可以移動菜單欄和工具欄的位置，用鼠標點住菜單欄前面的豎條，如下圖所示，拖動鼠標時菜單欄的位置就隨鼠標移動，我們可以把它放在界面的任意位置。

　　有時我們不能看到全部的工具欄，此時單擊工具欄右邊的箭頭，會彈出一個面板，從面板中可以選擇所需要的功能按鈕。

三、保存工作簿
 
　　單擊工具欄中的“保存”按鈕或“文件”菜單中的“保存”命令可以實現保存操作，在工作中要注意隨時保存工作的成果。

　　在“文件”菜單中還有一個“另存為”選項。前面已經打開的工作簿，如果定好了名字，再使用“保存”命令時就不會彈出“保存”對話框，而是直接保存到相應的文件中。但有時我們希望把當前的工作做一個備份，或者不想改動當前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，這時就要用到“另存為”選項了。 打開“文件”菜單，單擊“另存為”命令，彈出“另存為”對話框如圖所示：

　　這個對話框同我們前面見到的一般的保存對話框是相同的，同樣如果想把文件保存到某個文件夾中，單擊“保存位置”下拉列表框，從中選擇相應目錄，進入對應的文件夾，在“文件名”中鍵入文件名，單擊“保存”按鈕，這個文件就保存到指定的文件夾中了。

四、多個工作簿之間切換
 
　　編輯工作表還要知道的就是如何在幾個同時打開的工作簿之間切換。現在我們切換到剛才打開的另外一個工作簿中去。打開“窗口”菜單，當前同時打開的文件簿列表如下圖所示：

　　菜單中列出了當前打開的所有工作簿的名稱，而且在當前在編輯的工作簿的前有一個對號，單擊下面另外的工作簿名稱，當前編輯的就成了這個工作簿。 如果要回到剛才的工作薄就再單擊“窗口”菜單，選擇原來的工作薄名稱，又切換回來了。